Per procedere alla costituzione di una associazione, avendone già stipulato l’atto costitutivo e statuto, bisogna seguire i seguenti step.

Da tener bene presente che la registrazione deve avvenire entro 20 giorni dalla data di costituzione.

Attribuzione codice fiscale

1. modello da utilizzare: modello AA5/6 [Allegato]

2. procedura: presentazione del modello AA5/6 debitamente compilato presso l’Agenzia delle Entrate insieme alla copia dell’atto costitutivo e dello statuto suo allegato e della copia del documento di identità del Legale rappresentante in corso di validità.

3. informazioni per la corretta compilazione del modello AA5/6:

Natura giuridica (quadro b): 12 (associazioni non riconosciute e comitati)

Codice attività (quadro b): 949990 (codice Ateco corrispondente a “attività di altre organizzazioni associative nca”). Nell’eventualità che l’attività dell’associazione è riconducibile ad altri codici ATECO; verificare il numero consultando il sito www.codiceateco.it

Codice carica (quadro c): 01

Il codice fiscale viene rilasciato istantaneamente alla presentazione della documentazione

NOTA BENE: se la documentazione viene presentata da un delegato, occorre che il Legale rappresentante dell’associazione autorizzi il delegato compilando la sezione “Delega” del modello AA5/6. Ovviamente occorrerà presentare anche la copia del documento di identità del delegato in corso di validità.

Iter per la Registrazione

1. contare il numero delle righe dell’atto costitutivo e dello statuto;

2. Stampare entrambi i documenti in duplice copia e spillare mettendo in ordine atto costitutivo e statuto.

3. acquistare le marche da bollo (devono avere data antecedente o uguale alla data di costituzione, altrimenti si incorre in una sanzione). Occorre acquistare una marca da bollo da 16,00 € ogni 4 facciate scritte e, comunque, ogni 100 righe. Le marche da bollo vanno apposte su entrambe le copie. Vale l’approssimazione per eccesso.

Ad esempio: se un atto costituivo è composto da 111 righe e uno statuto da 532 righe, occorre comprare 8 marche da bollo (2 per l’atto costitutivo e 6 per lo statuto) per ciascuna delle due copie. Per cui in totale vanno acquistate 16 marche da bollo.

4. pagamento dell’imposta di registro: Compilare il modello F24 [Allegato]  nella “sezione erario” oltre che nella sezione “contribuente” in ogni sua parte (a nome dell’associazione quindi ad eccezione della data di nascita-sesso-comune di nascita) e recarsi presso l’ufficio postale per il versamento. L’imposta di registro è quantificata in € 200,00, importo che va inserito nella sezione erario – importi a debito versati. Il modello F24 è composto di tre copie uguali: la prima rimane all’ufficio postale, la seconda va consegnata all’Agenzia delle Entrate all’atto della registrazione, la terza va registrata nella prima nota dell’associazione e conservata nei documenti contabili. Il codice tributo per l’imposta di registro è il 1550.

NOTA BENE:

Il pagamento dell’imposta di registro può essere fatto successivamente all’attribuzione di codice fiscale (dovendolo inserire nel campo “contribuente” del F24).

Sono tenute al versamento dell’imposta di registro tutte le forme associative di ETS, ad eccezione delle Organizzazioni di volontariato che sono esenti.

5. registrazione dell’atto: recarsi presso un ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate portando con se le seguenti documentazioni:

a) Due copie in originale di atto costitutivo e statuto debitamente sottoscritti

b) Le marche da bollo

c) La ricevuta dell’avvenuto versamento dell’imposta di registro (modello F24)

d) Documento di identità in corso di validità del Legale rappresentante

e) Delega se la registrazione viene fatta da persona diversa dal Legale rappresentante e copia del documento di identità in corso di validità del delegato

Per la registrazione occorre compilare il modello 69 [Allegato]

informazioni per la corretta compilazione del modello 69:

Vanno riportati nel modello: il codice fiscale del Legale rappresentante, la denominazione dell’associazione, il codice fiscale della stessa precedentemente ritirato e l’indirizzo della sede legale.

Nella sezione “tipologia dell’atto” scrivere: registrazione dell’atto costitutivo del ______ (indicare la data) e barrare la casella “Reg”

Il modello va sottoscritto in basso a destra nella seconda pagina

Al termine della registrazione l’Agenzia vi rilascerà una copia debitamente registrata.

NOTA BENE: Al rilascio della copia controllare che siano stati apposti, da parte dell’Agenzia delle Entrate, i timbri tondi alla giuntura di ciascuna pagina e il timbro lungo contenente la data e il numero di registrazione alla fine dell’atto costitutivo.

Modello EAS

Ricordate che va presentato il modello EAS all’agenzia delle entrate [Allegato] entro 60 giorni dalla costituzione, telematicamente attraverso professionista abilitato.

Allegati utili:

• Modello delega del contribuente;
• Modello 69;
• Modello 69 – indicazioni per la compilazione;
• Modello EAS;
• F24 Ordinario;
• AA5.

Per accedere al RUNTS è possibile farlo attraverso al seguente link: (qui il link alla piattaforma).

Di seguito riportiamo alcune indicazioni preliminari, nell’articolo di Lara Esposito, per l’iscrizione al RUNTS:

Le organizzazioni dovranno dotarsi di alcuni strumenti di comunicazione digitali imprescindibili per la gestione delle pratiche: Spid (sistema pubblico di identità digitale) o carta d’identità elettronica (Cie) per l’accesso; Pec (posta elettronica certificata) e la firma digitale (modalità cades) per la gestione dei documenti richiesti.

Sarà infatti lo Spid la chiave di accesso per gli enti alla piattaforma o in alternativa la carta di identità elettronica (Cie) del dichiarante. Nello specifico potranno accedere alla piattaforma per le richieste di iscrizione solo il legale rappresentante dell’organizzazione o quello della rete associativa di appartenenza. Nei casi di iscrizione con richiesta contestuale di personalità giuridica, invece, dovrà autentificarsi e depositare gli atti il notaio che segue la pratica.

La Pec, invece, servirà per ricevere e inoltrare specifiche comunicazioni all’Ufficio, il quale comunicherà con l’organizzazione anche attraverso notifiche all’interno della piattaforma.

La firma dei documenti (che dovranno essere sempre inviati in formato pdf/a), infine, dovrà avvenire attraverso la firma digitale (modalità cades, con la quale i file vengono salvati con l’estensione p7m) appartenente al referente che ha inoltrato la richiesta di iscrizione, riconducibile tramite codice fiscale. È importante inviare il file senza modificarne il nome.

Informazioni contenute nella domanda di iscrizione

a) Indicazione della sezione del Runts in cui si chiede l’iscrizione;
b) Denominazione;
c) Codice fiscale;
d) Eventuale partita IVA;
e) Forma giuridica;
f) Sede legale;
g) Indirizzo di posta elettronica certificata;
h) Contatto telefonico;
i) Sedi secondarie, se presenti (non costituiscono sedi secondarie dell’ente le sedi legali di enti eventualmente affiliati che siano dotati di un proprio differente codice fiscale rispetto all’ente che chiede l’iscrizione);
j) Data di costituzione;
k) Attività di interesse generale scelte e che l’ente ha effettivamente intenzione di esercitare;
l) Previsione statutaria dell’esercizio di eventuali attività diverse, ex art. 6 del Cts;
m) Indicazione del codice fiscale del soggetto o dei soggetti cui l’ente eventualmente aderisce;
n) Generalità di tutti coloro che abbiano cariche sociali con indicazione dei relativi poteri ed eventuali limitazioni, e della data di nomina. Nel caso in cui siano istituiti gli organi di controllo e di revisione, vanno allegate le dichiarazioni di accettazione, di assenza di cause di ineleggibilità e decadenza, e di possesso dei requisiti per ricoprire le rispettive cariche;
o) Eventuale iscrizione al registro imprese, nel caso in cui l’ente eserciti la propria attività esclusivamente o principalmente in forma di impresa commerciale;
p) Eventuale dichiarazione di accreditamento ai fini dell’accesso al 5 per mille;
q) Dichiarazione presunzione di commercialità o non commercialità dell’ente ex art. 79, c. 5 Cts;
s) Indirizzo del sito internet, se disponibile.

Di seguito una guida per approfondire pubblicata da Cantieri del Terzo settore.

è possibile consultare:

La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico.

Alcune regole generali sulla tenuta dei libri sociali si possono applicare anche all’ente associativo non del Terzo settore. I libri sociali riportano i dati necessari a dimostrare principi base dell’ente associativo quale democraticità, disciplina uniforme del rapporto associativo, effettività del rapporto associativo stesso, libera eleggibilità degli organi amministrativi, partecipazione. Ove vengono riportati riferimenti normativi del Terzo settore (D.lgs 117/17) si intende che essi siano obbligatori solo per la disciplina degli enti del Terzo settore.

Necessità di avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto anche ai fini del diritto alla riservatezza.

I dati da riportare obbligatoriamente (Decreto MISE 6 ott. 2021), per ogni volontario da iscrivere nel Registro, sono:

• il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
• la residenza o, in alternativa, il domicilio nel caso in cui non sia coincidente;
• la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.

Naturalmente a questi dati è possibile aggiungere altri che si riterranno necessari.

Fermo restando l’obbligo assicurativo di cui all’art. 18 D.lgs 117/17 per tutti i volontari, occasionali e non occasionali, è possibile scegliere di non iscrivere i volontari occasionali in questo registro, con apposita sezione separata del registro stesso, ma di tenerne nota a parte.

Le impostazioni formali da ricordare:

• impostazione “a libro” (non singoli fogli staccati o cartelline), quindi ad esempio un faldone;
• numerazione progressiva delle pagine;
• compilazione completa;
• aggiornamento periodico;
• corretta trascrizione della movimentazione dei volontari (volontari dimissionari, nuovi volontari; cessazione attività di volontariato).

Il registro volontari è bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono (Nota min. n. 7180 del 28 maggio 2021).

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica qui un esempio di registro volontari prodotta da cantieri del Terzo settore

La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico.

Alcune regole generali sulla tenuta dei libri sociali si possono applicare anche all’ente associativo non del Terzo settore. I libri sociali riportano i dati necessari a dimostrare principi base dell’ente associativo quale democraticità, disciplina uniforme del rapporto associativo, effettività del rapporto associativo stesso, libera eleggibilità degli organi amministrativi, partecipazione. Ove vengono riportati riferimenti normativi del Terzo settore (D.lgs 117/17) si intende che essi siano obbligatori solo per la disciplina degli enti del Terzo settore.

Necessità di avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Generalmente i dati riportati nel libro associati, per ogni associato, sono i seguenti:

• dati anagrafici (luogo e data di nascita e residenza);
• indirizzo a cui inviare le comunicazioni;
• data della delibera di ammissione del Consiglio direttivo;
• data di delibera di esclusione/recesso.

Le impostazioni formali da ricordare:

• impostazione “a libro” (non singoli fogli staccati o cartelline), quindi ad esempio un faldone;
• numerazione progressiva delle pagine;
• compilazione completa;
• aggiornamento periodico;
• corretta trascrizione della movimentazione dei soci (soci dimissionari, nuovi soci; rinnovo della quota, cancellazione).

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica qui un esempio di libro associati prodotta da cantieri terzo settore

Scarica il formulario per redigere il bilancio sociale redatto da cantieri del terzo settore

Assemblea on line: come si tiene?

In questo periodo pandemico ci stiamo tutti abituando, bene o male, a partecipare alle riunioni in via telematica, ivi incluse le assemblee associative.

Questa possibilità può essere espressamente regolamentata dallo statuto (soluzione consigliata se dovete modificare lo statuto ma con l’avvertenza che se lo fate per implementare i requisiti del Codice del Terzo Settore, tale modifica preclude la possibilità alle organizzazioni già iscritte nei registri delle APS, ODV ed ONLUS di avvalersi del quorum dell’assemblea ordinaria) ma è in ogni caso concessa fino al 31/03/2021 dal Decreto milleproroghe come strumento di prevenzione nella diffusione del Covid 19.

Come gestire l’assemblea?

In primo luogo, è necessario verificare se statuto o regolamento assembleare intervengono in materia, nel qual caso sarà ovviamente necessario seguire le relative indicazioni. In assenza di precetti, è possibile seguire i seguenti suggerimenti.

Come convocare l’assemblea?

L’associazione che prevede come esclusiva modalità di convocazione l’affissione dell’avviso in sede non potrà ovviamente limitarsi a questa modalità, considerato che le sedi associative sono per lo più chiuse per impossibilità di svolgere le attività. In ogni caso è sempre e comunque preferibile accompagnare a questa modalità di convocazione, ritenuta valida dall’Agenzia delle Entrate nazionale ma contestata da alcuni Uffici locali, modalità di comunicazione dirette individualmente ai soci come la trasmissione della mail di convocazione, la trasmissione postale della convocazione per lettera, il ricorso alla messaggistica.

Salva diversa indicazione statutaria non è in ogni caso obbligatorio il ricorso alla raccomandata o alla circostanza che si utilizzi la posta elettronica certificata, strumento di cui dovranno essere in possesso gli Enti del Terzo Settore per legge – a seguito del funzionamento del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore – e le associazioni sportive che non siano anche Enti del Terzo Settore nei casi in cui a richiederlo sia l’Organismo sportivo affiliante.

Nel verbale dell’Organo amministrativo (Consiglio Direttivo, Consiglio di Amministrazione, Giunta per citare le locuzioni normalmente adottate), organo normalmente deputato alla convocazione dell’assemblea, sarà inoltre necessario verificare i soci che devono essere convocati in assemblea.

Lo statuto potrebbe infatti contemplare tra le cause di esclusione o decadenza del socio la morosità dello stesso per omesso versamento del contributo associativo annuale: in questo caso è necessario verificare la procedura statutariamente indicata, fatta salva l’opportunità in ogni caso di anticipare il provvedimento di esclusione con solleciti, anche collettivi, al versamento del dovuto.

Sarà inoltre necessario verificare se i soci minorenni partecipano all’assemblea con diritto di parola ma non di voto, se partecipano con diritto di voto (situazione astrattamente possibile con riferimento ad argomenti che non possano essere fonte di responsabilità a loro carico), o se partecipano e vengono rappresentati nell’esercizio del diritto di voto dal genitore/tutore che ha sottoscritto la domanda di ammissione (soluzione di fatto richiesta se l’associazione si qualifica come associazione di promozione sociale per indirizzo del Ministero del Lavoro, suffragato dalla Cassazione intervenuta sul concetto di democraticità in una associazione sportiva dilettantistica).

Cosa specificare nella convocazione?

Nella convocazione si rende necessario specificare oltre alla data, l’ora e all’ordine del giorno, il luogo di convocazione fisico e le modalità di partecipazione: l’assemblea potrebbe essere svolta sia con presenza fisica che a distanza, potrebbe essere fatto ricorso anche a più di una modalità di partecipazione a distanza cumulando tutti gli strumenti indicati nella norma quali il voto per corrispondenza, la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione che consentono un collegamento audio-video (come le varie forme di videoconferenze), le piattaforme audio-video passive purché accompagnate dalla possibilità di intervenire a distanza tramite ad esempio mail o telefono e di votare in via telematica e le conference call, vale a dire un collegamento audio continuo con la partecipazione ed il voto telefonico quando per esempio i soci sono pochi e si conoscono tra di loro.

Tra i vari strumenti ritenuti idonei, la videoconferenza è sicuramente il mezzo di comunicazione più accessibile e che facilita la comunicazione e la interazione tra più persone dislocate in luoghi differenti, permettendo lo scambio di immagini, di dati, di documenti e/o dialoghi e consentendo l’interazione e la comunicazione a persone dislocate in diversi luoghi come se le stesse si trovassero in uno stesso luogo.

L’essenziale in ogni caso è che sia identificabile il socio che partecipa e che sia assicurato il suo diritto di voto.

Nel caso di assemblea con l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione si pone il problema di quali possano essere gli effetti sullo svolgimento e la validità dell’assemblea di eventuali difficoltà o interruzioni del collegamento telematico. Occorre distinguere il caso d’impossibilità di collegamento audio-video fin dall’inizio della riunione assembleare, dall’ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori.

Nel primo caso, se l’impossibilità di collegamento audio-video è presente fin dall’inizio della riunione, e appaia manifesta l’impossibilità di risolvere il malfunzionamento tecnico in tempi congrui, l’assemblea non può costituirsi ed è opportuno procedere alla sua riconvocazione per deliberare validamente sui punti all’ordine del giorno, a meno che non si tratti di assemblea di prima convocazione e nell’avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione. In tal caso non sarà necessaria la riconvocazione e l’assemblea potrà avere luogo nella data di seconda convocazione.

Nell’ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori assembleari, il presidente può sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all’interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l’interruzione. Nel caso in cui, invece, l’interruzione causata da malfunzionamento dei mezzi di telecomunicazione si protragga e non sia possibile rimediare in tempi congrui al difetto di collegamento, è possibile sciogliere l’assemblea per impossibilità di funzionamento, con la conseguente necessità di riconvocazione, facendo eventualmente salva la parte di lavoro svolta e le delibere già approvate oppure rinviare l’assemblea ad altra data per la sua prosecuzione.

In alcuni casi si potrebbe ricorrere anche al voto per corrispondenza, mediante l’invio di una scheda di voto, predisposta in modo da garantire la riservatezza del voto fino allo scrutinio e contenente l’indicazione dell’associazione che l’ha predisposta, degli estremi della riunione assembleare, della generalità del titolare del diritto di voto e delle proposte di deliberazione, l’espressione del voto, la data e la sottoscrizione. Il voto sarà espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione.

Seguendo per analogia le regole previste per le società quotate, la scheda su cui è espresso il voto per corrispondenza deve pervenire all’associazione entro il giorno precedente l’assemblea. Ovviamente questa procedura richiede un maggior lavoro preparatorio in quanto tutte le proposte di deliberazione, incluse quelle che vengono normalmente poste in assemblea, è necessario che siano formulate prima della data fissata per lo svolgimento della stessa e adeguatamente pubblicizzate, fatta salva la possibilità in capo ai soci, nel caso di modifiche o integrazioni delle proposte di deliberazione sottoposte all’assemblea, di scegliere se confermare il voto già espresso, modificarlo o anche revocarlo.

Per quanto concerne il luogo fisico della sede assembleare, si ritiene che sia necessario indicarlo perché aspetto richiesto dal Codice civile (art. 2366 c.c.) per le assemblee societarie e le norme relative alle società si possono applicare in via analogica alle associazioni quando compatibili. Si ritiene quindi che il luogo fisico sia quello dove si trova il segretario estensore (Consiglio notarile di Milano – massima n. 187 dell’11/3/2020) che non deve rappresentare necessariamente il luogo in cui si trova anche il presidente dell’assemblea o dell’associazione, qualora coincidano.

Come è possibile dimostrare la partecipazione dei soci alle assemblee telematiche?

L’assemblea dovrà essere debitamente verbalizzata. Si consiglia sempre di indicare all’interno del verbale alternativamente nome e cognome dei soci presenti oppure il numero dei soci presenti quando sia possibile far firmare il verbale ai soci, anche come allegato registro presenze. Nelle assemblee telematiche è possibile avvalersi degli strumenti di tracciamento della presenza offerti dalla piattaforma telematica o, nel caso in cui si disponga del consenso al trattamento dell’immagine da parte dei soci, è possibile effettuare lo screenshot dei presenti qualora sia possibile condividere tutti i relativi schermi: lo screenshot sarà quindi allegato al verbale come registro presenze.

Nel verbale, infine, qualora non sia previsto da statuto lo svolgimento dell’assemblea a distanza, sarà opportuno specificare “Assemblea tenuta con modalità telematica per rispettare i protocolli anti Covid 19”.

Arsea Comunica n. 7 del 13/01/2021

 Lo staff di Arsea